Conservation et archivage des données patients

Conservation et archivage des données patients

(dernière modification novembre 2018)

Article 45 (article R.4127-45 du code de la santé publique)

« …(le chirurgien-dentiste) doit tenir pour chaque patient une fiche clinique qui lui est personnelle ; cette fiche est confidentielle et comporte les éléments actualisés, nécessaires aux décisions diagnostiques et thérapeutiques. Dans tous les cas, ces documents sont conservés sous la responsabilité du praticien. Tout praticien doit, à la demande du patient ou avec son consentement, transmettre aux médecins ou chirurgiens-dentistes qui participent à sa prise en charge ou à ceux qu’il entend consulter, les informations et documents utiles à la continuité des soins. Il en va de même lorsque le patient porte son choix sur un autre médecin traitant. »

 

I – La conservation des dossiers patients répond à un triple intérêt :

 

1 – Continuité des soins

Lorsque le praticien cesse son activité,

il s’agit le plus souvent d’une mesure programmée. Il a le temps et le devoir d’en avertir ses patients (affichage dans la salle d’attente, information orale, éventuellement annonce dans la presse locale).

S’il a un successeur, sous réserve du libre choix des patients, les dossiers seront transmis obligatoirement à son successeur ;

S’il n’a pas de successeur, il lui appartient, à la demande des patients, de transmettre leur dossier avec fiche de transfert aux praticiens qu’ils lui désignent pour assurer, si le traitement n’est pas terminé la continuité des soins.

A l’issue de ce processus qui peut durer quelques mois et après un tri des dossiers les plus anciens, il lui restera un reliquat de dossiers dont il devra assurer l’archivage.

En cas d’interruption brutale d’exercice

Le Conseil de l’ordre départemental apportera son aide à la famille du praticien dans l’incapacité d’organiser lui-même la transmission des dossiers aux praticiens désignés par les patients. Cependant, l’archivage du reliquat des dossiers restera de la responsabilité de la famille.

 

2 – Satisfaire à la demande d’accès au dossier du patient – ou de ses ayants droit.

L’article L.1111-7 introduit dans le code de la santé publique par la loi du 4 mars 2002 relative aux droits des patients a autorisé l’accès direct du patient – et sous certaines réserves de ses ayants droit – à son dossier médical ou dentaire. Ce droit d’accès est sans limitation dans le temps.

 

3 – Preuve, en cas de recherche en responsabilité.

Constitué de l’ensemble des informations concernant le patient, l’importance du dossier médical en tant qu’élément de preuve, en cas de recherche en responsabilité, n’est plus à démontrer. Il constitue un élément essentiel de la défense du praticien (et de ses héritiers).

 

 

II – Durée de conservation des dossiers patients

En l’absence de prescription juridique déterminant la durée de conservation des archives des médecins libéraux, il a été d’usage de conseiller un archivage de 30 ans, durée essentiellement alignée sur le délai de prescription en matière civile. L’article L.1142-28 du code de la santé publique issu de la loi du 4 mars a ramené ce délai à 10 ans à compter de la consolidation du dommage (pour nous, à la fin de la contention). On peut dès lors s’interroger sur l’étendue exacte des effets de l’abaissement de la durée de prescription en matière de responsabilité sur la durée de conservation des archives. A cet égard, plusieurs observations doivent être faites :

 

1- La réduction de la prescription de 30 ans à 10 ans ne s’applique aux praticiens libéraux qu’aux actes ou préjudices causés à compter de la publication de la loi au Journal officiel, c’est-à-dire du 5 mars 2002. Dans ces conditions, la possibilité pour un praticien libéral de voir sa responsabilité civile recherchée dans un délai de trente ans n’est nullement éteinte aujourd’hui … et il est dès lors encore utile de conserver les dossiers médicaux pendant un délai de trente ans si les actes ont été réalisés avant le 05 mars 2002.

 

2- Si en théorie le délai pendant lequel la responsabilité civile des praticiens peut être recherchée a été réduit, le législateur a fixé comme point de départ de ce nouveau délai de dix ans la consolidation du patient. Il n’y a pas de problème en ODF si le praticien dépose la contention. Par contre, et c’est l’avis personnel de l’auteur de ces lignes, si le praticien dispose que la contention doit être maintenue à vie, il vaudra mieux conserver le dossier… à vie.

 

3- Le délai de 10 ans à compter de la consolidation du dommage est valable pour les patients majeurs. Pour les mineurs, il faut rajouter les années entre la fin de la contention et les 18 ans du patient en plus du délai de 10 ans. L’âge minimal de prescription sera donc de 28 ans pour nos jeunes patients (dans l’hypothèse où le patient n’a plus rien en bouche).

 

Un tel délai ne saurait qu’avoir valeur indicative en l’absence pour les orthodontistes de prescription juridique autre que l’usage, sachant, au surplus, qu’il n’existe aucune sanction juridictionnelle automatique de la destruction d’un dossier médical avant un certain délai. Il appartient au juge, civil en l’espèce, d’apprécier souverainement la légitimité de l’empêchement invoqué à produire une pièce détruite (peut-être trop tôt au regard de l’usage), dont la communication est demandée par une partie ou par le juge lui-même. Sauf à ce qu’une telle destruction manifeste une volonté délibérée de faire disparaître une preuve et de faire obstacle au déroulement de la justice, laquelle serait alors passible de peines pénales infligées par le juge pénal, le juge civil appréciera, en fonction des circonstances, la responsabilité de l’orthodontiste mis en cause avec les pièces dont il dispose.

 

III – Modalités d’archivage

Les dossiers doivent être conservés dans des conditions permettant d’assurer leur confidentialité et leur pérennité. (selon le RGPD)

 

1 – Dossier « papier » et moulages en plâtre

Le reliquat des dossiers après transmission et tri peut s’avérer important et constituer un encombrement pour l’orthodontiste et sa famille, notamment en cas de déménagement.
Il peut être fait appel à une société privée d’archivage.
Un contrat qu’il est souhaitable de communiquer au Conseil départemental devra préciser les conditions et durée de conservation et les modalités d’accès, si besoin, aux dossiers archivés.

 

2 – Dossier informatique

L’intégrité d’un document numérique peut être assurée, en pratique, par différents moyens techniques :

– Copie fidèle

Elle doit visuellement se présenter comme l’original avec les indications du papier à en-tête et la signature de l’expéditeur.
Il convient d’opter pour des systèmes de stockage optique, horodaté, non réinscriptibles (Worm) ou disques magnétiques, rendus non réinscriptibles à l’aide d’un logiciel.

– Copie horodatée

Le document n’a de valeur que si la preuve est apportée qu’il a été créé et stocké sous forme numérique au jour de son établissement.

– Copie durable

Les documents doivent rester lisibles très longtemps.
Il convient d’opter pour les formats électroniques standardisés (basés sur XML, PDF ou JPEG (pour les images).
Quand les documents archivés ne sont plus conformes, il peut être nécessaire de les convertir.
Le support utilisé pour l’archivage doit lui aussi offrir des garanties de pérennité.

 

Documentation du processus d’archivage

Généralement, appelée « politique d’archivage », il s’agit d’une description précise des moyens mis en œuvre pour s’assurer que pendant l’ensemble de son cycle de vie, le document électronique n’aura pas subi de modifications susceptibles d’altérer son intégrité.
L’existence de cette procédure régulièrement mise à jour permettra d’optimiser en cas de litige la valeur probante du document.

 

En résumé, il faut retenir que :

Après transmission et tri, l’orthodontiste a la responsabilité de la conservation de ses dossiers médicaux ;
Aucun texte ne fixe pour les orthodontistes, la durée de conservation de leurs archives ;
Pour autant qu’ils aient commencé leur activité avant le 5 mars 2002, ils restent soumis à la prescription trentenaire ;
Si le délai de prescription a été ramené à 10 ans, le point de départ – la consolidation du dommage – fait planer une incertitude sur la durée de conservation ;
Qu’il s’agisse des dossiers « papiers » ou informatiques, ils doivent être conservés dans des conditions qui garantissent leur confidentialité et leur intégrité ;
II est indispensable de signaler au conseil départemental le sort et le lieu de conservation des dossiers en cas de cessation d’activité.

 

D’après Bernard Olivier, fondateur de l’ASSO.

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