Nos obligations

Mise en place du RGPD étape par étape

 

 

 

Des contrôles sont déjà programmés par la CNIL dans les cabinets dentaires : respecter la mise en place du RGPD est essentielle et obligatoire, mais parfois complexe.

Nous ne tenterons pas dans ce document de vous expliquer les tenants et aboutissants du RGPD (pour cela se référer à : Présentation générale du RGPD)

L’ASSO vous propose un protocole, remplissez les zones encadrées prévues à cet effet, imprimez, et rangez dans un dossier, pour être en conformité.

Ce protocole a été établi pour un cabinet employant des assistantes-dentaires, utilisant les services d’un ou plusieurs laboratoires de prothèses externalisés, un service de comptabilité externalisé, et éventuellement avec un site internet vitrine dédié.

Dans le cas d’une délégation de votre prise de rendez-vous à des entreprises externes de type “Mondocteur”, ou “Doctolib” ou tout autre agenda connecté, il convient de contacter un juriste pour vous aider dans votre démarche de solvabilisation de vos sous-traitants dans le cadre du RGPD (étude du contrat vous liant avec les sociétés de secrétariat délégué).

 

LES ÉTAPES PAS À PAS

ETAPE 1 : Informez vos patients que vous collectez des données sensibles et renseignez leur destination.

Enregistrez l’image ci-dessous, imprimez-la et placez la dans la salle d’attente et à l’accueil, ou tout autre lieu de votre cabinet à disposition de vos patients pour une lecture aisée. Ce devoir d’information du patient est essentiel.

 

ETAPE 2 : Etablir un registre du responsable du traitement des données recueillies.

Avant l’impression du document, renseignez les zones encadrées prévues à cet effet (nom du cabinet, adresse postale, noms de vos sous-traitants…), puis imprimez et archivez dans un « dossier RGPD », à sortir en cas de contrôle par la CNIL.

Le registre comporte 8 fiches : la fiche d’activité 1 concerne le recueil de données lors de l’établissement des fiches de paie de vos salariés.
Les fiches d’activité 2 à 8 concernent la tenue des données médicales et administratives de vos patients.

Registre des activités de traitement

 

ETAPE 3 : S’assurer de la confidentialité envers vos sous-traitants (comptable, laboratoire de prothèse, maintenance informatique, cloud sauvegarde données numériques, logiciels de gestion…)

Editez, faites signer par chaque sous-traitant, et archivez dans un classeur RGPD.

Modèle de contrat de sous-traitant

 

ETAPE 4 : Protéger vos données médicales en utilisant une boîte mail sécurisée MMS santé ou mailiz

Créer sa boîte mail sécurisée à partir de sa carte CPS.

La messagerie sécurisée MSSanté devenue Mailiz en 2017 (Organisme d’Etat sur la Santé numérique) bénéficie du soutien du Conseil de l’Ordre et permet une transmission sécurisée des données à caractère personnel ou des données de santé.
L’annuaire MSSanté recense l’intégralité de tous les professionnels de santé.

Cette boite de messagerie est à utiliser à chaque correspondance avec un interlocuteur (correspondant, …) lorsque vous transférez des données sensibles (médicales).

Mailiz : comment ça marche ?

Mailiz s’adresse aux praticiens titulaires d’une carte CPS.
Cette dernière, ou une équivalence, garantit l’identité professionnelle du praticien désirant accéder au service.

1. Vérifier que votre éditeur de logiciel est compatible avec Mailiz.
2. Vous munir de votre carte de professionnel de santé (CPS)
3. Se rendre sur https://mailiz.mssante.fr/
4. Insérer la carte dans le lecteur
5. Cliquer sur le bouton « Me connecter » et se laisser guider.

 

Une fiche d’explication est également disponible sur le lien suivant

FicheMSsante En Pratique

 

ETAPE 5 : S’assurer de la confidentialité de votre personnel ayant accès aux données

Remplissez et faites signer le document de respect de la confidentialité à l’ensemble de vos salarié(e)s ayant accès aux données collectées....

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